La notion de gestion des données fait référence au « quoi » et au « comment » des opérations de gestion liées aux données tout au long du cycle de vie du projet. La notion de gérance des données met de son côté l’accent sur « qui » est responsable de s’assurer que cette gestion des données est faite. Un gros projet de recherche aura par exemple plusieurs personnes responsables. Le chercheur principal doit déterminer au début du projet quelles personnes dans l’équipe auront des responsabilités en matière de gestion des données pendant et après le projet.