Plusieurs outils sont disponibles en ligne pour vous aider à élaborer un plan de gestion de données : directives et guides des organismes subventionnaires, outils de rédaction de PGD, exemples de PGD commentés, modèles, etc. Pour obtenir de l’aide, des conseils ou une assistance personnalisée et adaptée à votre projet de recherche, communiquez avec la personne responsable de la gestion des données de recherche dans votre établissement.

Généralement, le PGD comprend les sections qui suivent. Les explications sont tirées de l’Assistant PGD, l'outil développé au Canada pour la rédaction de PGD.

Contrôle des accès

• Prévoir la façon de restreindre l’accès aux données exclusivement aux centres de recherche ou à des personnes spécifiques permet de minimiser les risques de fuite et de moduler les accès lors d’un changement de personnel.
• En amont du projet, il faut déterminer les accès aux données lorsque le projet sera achevé, particulièrement si une publication d’article est envisagée à la fin du projet ou si les organismes subventionnaires ayant financé le projet ont des exigences de dépôt. Par exemple, on peut choisir un dépôt permettant de créer un lien d’accès privé aux données pour faciliter l’évaluation ou de restreindre l’accès à certains fichiers auxquels sont associées des conditions d’utilisation spécifiques.

Gestion efficace des données

• Une bonne gestion des données permet de prévoir les accès nécessaires pour rendre accessibles à l’équipe de recherche les bonnes données au bon moment, peu importe où se trouvent les membres.
• Les logiciels collaboratifs permettent de travailler ensemble à distance, mais il est nécessaire d’en comprendre les conséquences sur la confidentialité de l’information, la sécurité des données et la planification budgétaire.
• Lorsque des membres de l'équipe quittent, un PGD permet de prévoir des mesures de contingences pour que le travail se poursuive avec un minimum d'interruption.

Protection de l’information confidentielle et respect des politiques d’éthique en recherche

• Évaluer le risque de fuites d’information confidentielle facilite le recours à une procédure d’anonymisation ou à des processus d’accès contrôlés.
• Une bonne planification permet de déterminer ce qui peut et doit être partagé, mais surtout d’identifier ce qui ne peut pas et ne doit pas être partagé!

Réduction du fardeau

• La réutilisation de données existantes permet d'éviter la duplication de données ou de la recherche, de réduire les coûts et de réduire le fardeau et la sursollicitation de groupes, notamment les populations marginalisées et minoritaires.

Sécurité et conservation des données

• Le recours aux procédures adéquates prévient la perte de données et les dommages.
• En outre, l’accès sécuritaire aux données se trouve assuré pour plusieurs années.

Utilisation étendue des données pour différents projets

• Une bonne gestion des données issues de la recherche (incluant une bonne documentation et des métadonnées compatibles avec les bonnes pratiques internationales) permet la reproduction et la validation des résultats de la recherche, favorise la réutilisation pour le développement de nouveaux savoirs et évite la répétition des travaux de recherche!

Visibilité et impact de la recherche

• L’accès aux données de recherche dans un répertoire en ligne facilite l’utilisation des résultats par d’autres chercheuses et chercheurs et augmente le nombre de références et de citations des travaux rendus accessibles.
• Le partage des données selon de solides pratiques de documentation peut engendrer des collaborations et favoriser l'interdisciplinarité.