Les données sont rarement explicites, c’est pourquoi toutes les données de recherche doivent être accompagnées de métadonnées (des renseignements qui décrivent les données selon les meilleures pratiques de la communauté). Pour ce faire, une documentation doit accompagner les données, à toutes les étapes du projet de recherche, et particulièrement dans la phase de dépôt. Par exemple, un fichier LISEZMOI est un document en format texte (.txt) accompagnant les données et qui peut être lisible et compréhensible par l’humain. Il renferme de l’information indiquant qui a créé les données, quand et comment elles ont été créées, leur qualité, exactitude et précision ainsi que d’autres caractéristiques nécessaires pour faciliter la découverte, la compréhension et la réutilisation des données. La documentation contient également, s’il y a lieu, l’explication de la restriction concernant l’utilisation des données et, dans la mesure du possible, des renseignements sur la façon d’obtenir un accès approuvé aux données. Des modèles de fichier LISEZMOI sont disponibles, en français et en anglais.

Les normes de métadonnées sont des fichiers ouverts (xml ou html) présentant des informations structurées sur les données selon des balises prédéfinies. Les métadonnées deviennent ainsi lisibles par des machines et interopérables avec d’autres systèmes. La nature et l’étendue des métadonnées varient selon le domaine et le type de recherche. Il existe différentes normes proposées selon le domaine disciplinaire :

• Sciences sociales : Data Documentation Initiative (DDI)
• Données géospatiales : ISO 19115 ou Generic Earth Observation Metadata Standard (GEOMS)
• Sciences humaines : Text Encoding Initiative (TEI)
• Arts : VRA Core
• Biologie : Darwin Core
• Écologie : Ecological Metadata Language (EML)

Il existe aussi des normes générales qui sont proposées par différentes organisations, dont le Dublin Core Metadata Element Set et Dryad ou encore des ressources comme l'Alliance.